Is jouw AI eigenlijk wel ingewerkt?

Waarom vaste instructies het verschil maken voor inkopers

Stel dat je een nieuwe collega krijgt.

Hij is snel.
Weet alles van inkoop.
Denkt mee over risico’s, TCO en leverancierskeuzes.

Maar elke ochtend begint hij opnieuw.
Alles kwijt.

Je moet weer uitleggen:

• in wat voor organisatie je werkt

• hoe jij beslissingen afweegt

• dat laagste prijs niet hetzelfde is als beste keuze

• dat toon en context ertoe doen

Dat zou niemand accepteren.

En toch is dit hoe veel inkopers vandaag met AI werken.

AI is niet dom, maar wel contextloos

ChatGPT en Copilot zijn slim.
Maar zonder context blijven ze algemeen.

Dat merk je meteen bij:

• mails aan leveranciers

• eerste contractchecks

• analyses of samenvattingen

De output is niet fout.
Maar ook niet raak.

Te netjes.
Te vaag.
Te weinig inkoop-DNA.

Gevolg: jij corrigeert, herschrijft en stuurt bij.
Elke keer opnieuw.

Het verschil zit niet alleen in beter prompten

Veel tips over AI gaan over de perfecte prompt.

Handig, maar niet voldoende.

De echte winst zit in wat AI altijd over jou weet:

• wie je bent

• hoe je werkt

• waar je op stuurt

• wat je niet wilt

Dat leg je vast met Custom Instructions.

Custom Instructions = vaste afspraken met je AI

Custom Instructions zijn geen trucje.
Het zijn vaste uitgangspunten.

Ze bestaan uit twee simpele onderdelen:

1. Jouw rol en context
Wat voor inkoper ben je? In welke omgeving?

2. Jouw voorkeuren in stijl en aanpak
Hoe moet AI antwoorden? Waar moet het op letten?

Zie het als de inwerkhandleiding van je AI.

Waarom dit direct verschil maakt

Inkopers die dit goed instellen merken snel:

• minder uitleg per vraag

• betere eerste antwoorden

• minder AI-clichés

• meer consistentie

AI gaat zich gedragen als een collega die je kent,
niet als een losse tool.

En memory dan?

Ja, AI onthoudt tegenwoordig steeds meer.

ChatGPT leert voorkeuren.
Copilot leert (deels) uit je M365-omgeving.

Maar memory is impliciet.
Custom Instructions zijn expliciet.

Wil je sturen op:

• toon

• risico’s

• vaste checks

• wat AI nooit moet doen

Dan zijn Custom Instructions je fundament.

Voorbeeld voor inkopers

Gebruik dit als basis en pas het aan:

“Ik werk als inkoper. Ga uit van een commerciële context waarin risicobeheersing, continuïteit en leveranciersrelaties centraal staan. Antwoord kort en zakelijk. Gebruik geen standaard AI-teksten of beleefdheidszinnen. Wees kritisch op aannames en benoem risico’s expliciet.”

Eenmalig instellen.
Elke dag voordeel.

Conclusie

AI wordt niet beter door harder te prompten.
AI wordt beter door beter ingewerkt te zijn.

Vijf minuten investeren in Custom Instructions
scheelt je structureel tijd, frustratie en bijsturen.

Dat is geen AI-hype.
Dat is gewoon slimmer werken.

Zo stel je het in

• Copilot: https://www.youtube.com/watch?v=BETJLwbJmZc

• ChatGPT: https://www.youtube.com/watch?v=F-IzfjqniiM&t=5s